Lakukan Tips Ini untuk Meningkatkan Kemampuan Komunikasi di SCM

Share This Post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on print

Kemampuan berkomunikasi merupakan hal fundamental yang dibutuhkan pada segala aspek profesional. Tak terkecuali di dalam ranah Supply Chain Management (SCM), komunikasi menjadi pemangku awal yang menentukan baik kelancaran maupun peningkatan alur rantai pasok yang juga semakin kompleks dari waktu ke waktu.

Satu masalah kecil yang terjadi pada titik proses dapat mempengaruhi rangkaian tahapan selanjutnya, dan hal itu sudah pasti berakibat buruk. Sehingga, gagasan tersebut semakin menekankan bahwa komunikasi adalah bagian terpenting dari rantai pasok Anda. Karena ketika standar, praktik terbaik, dan prioritas dikomunikasikan dengan benar, setiap titik kontak di sepanjang rantai pasok Anda juga akan membuahkan hasil yang maksimal. Maka dari itu, ada beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk meningkatkan komunikasi demi kesuksesan rantai pasok Anda.

1. Prioritaskan komunikasi yang jelas dengan stakeholder/suppliers

Nilai seberapa pentingnya stakeholders dan suppliers bagi organisasi. Pertimbangkan bagaimana pengaruh mereka terhadap bisnis Anda. Dengan itu, Anda akan berusaha untuk memaksimalkan komunikasi dan bersikap terbuka agar ide dan kebutuhan masing-masing pihak dapat tersampaikan dengan baik. Penyampaian yang jelas penting untuk memastikan apabila para stakeholder tertarik dan memahami usulan yang Anda ajukan. Jadi, pastikan Anda menggunakan kalimat yang ringkas dan fokus terhadap manfaat proyek serta bagaimana hal itu akan dicapai.

2. Sesuaikan dengan lawan bicara

Koordinasi dengan berbagai divisi merupakan hal yang umum dilakukan sebagai seseorang yang bekerja dalam bidang supply chain. Hal itu merupakan tantangan karena setiap divisi memiliki kepentingan atau tujuan masing-masing. Saat menyampaikan manfaat utama proyek, jangan hanya fokus pada manfaat dan biaya dari satu sisi saja. Pertimbangkan stakeholder yang Anda tangani, kemudian sesuaikan untuk menunjukkan bagaimana solusi Anda akan menangani masalah dari berbagai pihak.

3. Rutinkan komunikasi secara langsung dengan stakeholder/suppliers

Pendekatan personal dan pragmatis akan mendapatkan hasil yang lebih cepat dan lebih baik. Menjadwalkan pertemuan dengan mereka secara teratur akan lebih mudah untuk mengetahui kendala yang mereka hadapi. Cara ini bisa mempercepat gerak kedua belah pihak untuk mengatasi permasalahan yang terjadi. Apabila perlu, rutinkan berkomunikasi karena tujuan Anda adalah untuk meningkatkan hubungan dari kedua belah pihak, seperti menelpon ataupun bertukar update dan feedback melalui email. (Dengan catatan, Anda tetap harus menghargai waktu mereka).

4. Tetapkan pengukuran yang jelas

Selain menetapkan ekspektasi terhadap informasi yang Anda butuhkan dari supplier, akan sangat membantu jika Anda lebih dulu menentukan standar pengukuran data yang jelas demi  mencegah konflik antar divisi. Metrik utama yang umumnya digunakan antara lain; On-Time Delivery Performance, Inventory Under Min Performance, Inventory Over Max Performance, Cost Performance, Quality Performance. Banyak perusahaan melaporkan dan mengomunikasikan metrik ini dan dibagikan dengan supplier secara teratur untuk melacak kinerja.

5. Selalu tawarkan pilihan

Setelah negosiasi, buat daftar opsi dan kasus relevan yang menguntungkan dan mendukung masing-masing pihak. Dengan cara ini, Anda tetap memberikan wewenang stakeholder dengan tidak mengambil keputusan secara penuh dari tangan mereka.

Menjalin komunikasi yang baik adalah salah satu aspek penting saat hendak mencapai keberhasilan supply chain Anda. Ketika Anda mengetahui porsi Anda dan konsisten mengambil langkah yang tepat dalam menerapkan perubahan, maka akan lebih mudah untuk menciptakan sistem komunikasi yang teratur dan terukur. 

Referensi 

https://www.oxfordcollegeofprocurementandsupply.com/why-communication-is-key-to-supply-chain-success/
https://www.afflink.com/blog/why-communication-is-the-most-important-part-of-your-supply-chain https://www.leandna.com/blog/5-ways-strengthen-supplier-communication/

More To Explore